Penerimaan Santri Baru, My Dalwa Smart Inovasi Aplikasi Baru

Bangil, Dalwa Berita – Keakuratan data dalam administrasi penerimaan santri baru (PSB) Ponpes Darullughah Wadda’wah (Dalwa) menjadi bagian krusial dalam proses kedatangan mereka hingga masuk asrama.

Panitia berupaya memastikan bagaimana alur yang sudah ditentukan dapat dilalui secara menyeluruh (tanpa terlewatkan) oleh setiap santri baru Ponpes Dalwa. Salah satu inovasi terbaru datang dari staf My Dalwa Smart, yang berusaha mempermudah dan meningkatkan efisiensi proses tersebut.

Staf My Dalwa Smart (platform utama informasi data santri Ponpes Dalwa), berinovasi pada PSB tahun 2025 dengan meluncurkan aplikasi web baru ber-URL checkin.mydalwa.info, khusus digunakan selama proses PSB.

Aplikasi tersebut berfungsi sebagai peng-input laporan data dan kedatangan para santri baru dengan menggunakan metode scan barcode. Aplikasi itu hanya dapat diakses oleh penanggung jawab input di setiap pos alur kedatangan santri baru, dengan barcode yang dipindai di 16 titik pos kedatangan.

Rincian 16 pos kedatangan tersebut antara lain: Registrasi, Pengecekan Berkas dan Kelengkapan, Pengumpulan Berkas, Tes Kesehatan, Interview Tes Kelas, Pemotretan Pas Foto, Input Data Gedung Asrama, Pembayaran Syahriah, Pembayaran Muadalah, Pembayaran Dalwa TV, Pembayaran ID Card, Pembayaran Iuran Wajib, Pembayaran Iuran Listrik, Pengambilan Kitab, Seragam, dll., Input Subdata, dan Masuk Asrama.

Setiap santri baru yang tiba akan diberikan barcode pada lembar berisi surat pernyataan dan biodata lengkap. Lembar tersebut, beserta map sampulnya, wajib dibawa selama proses melewati 16 pos kedatangan. Penanggung jawab input akan memindai barcode tersebut menggunakan scanner, yang secara otomatis menginput laporan alur yang telah dilewati ke dalam aplikasi.

Ilustrasi pemindaian Barcode santri baru tahun 2025

Sistem baru ini menggantikan sistem sebelumnya yang masih menggunakan media stempel di kertas. Sistem lama tersebut dinilai kurang efisien karena stempel bisa terlewat, sementara kertas bisa hilang atau rusak, sehingga menyulitkan proses evaluasi dan pelacakan oleh panitia.

Ilustrasi pembubuhan stempel laporan alur kedatangan santri baru pada tahun 2024

Meskipun belum ada penilaian langsung dari  Ir. H. Habib Abubakar Assegaf selaku penanggung jawab PSB, namun hadirnya sistem baru ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan konsistensi dalam pelaksanaan PSB hingga seluruh rangkaian kedatangan santri selesai.

Sistem yang lebih transparan ini dinilai akan memberikan kemudahan bagi para penanggung jawab dan pengurus utama PSB dalam memantau laporan kedatangan setiap santri baru, menjadikannya lebih akurat dan terstruktur.

“Semoga lebih terarah dari segi kepanitiaannya dan segi santrinya dalam keadministrasian,” harap Muhammad Haqqi Annazili salah satu staf My Dalwa Smart saat diwawancara pada Selasa (15/07/2025).
(Lukman/red)